Inleiding
In 2018 werden regels voor privacy strenger. De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft ook gevolgen voor sportclubs. Bijvoorbeeld voor het opslaan van gegevens van onze leden[1] en voor het beveiligen van informatie.
De nieuwe privacywetgeving is ingegaan op 25 mei 2018 en heet de AVG. Deze wetgeving geldt voortaan in de hele Europese Unie en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De AVG is vooral bedoeld om de rechten te versterken van mensen waarvan gegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken – zoals ook sportverenigingen – krijgen meer verplichtingen om deze gegevens goed te beschermen.
Al voordat de AVG zijn intrede deed, was er wetgeving die erin voorzag, dat sportverenigingen de gegevens die zij bijhielden over hun leden transparant en inzichtelijk moesten maken. We hebben het dan over het recht van de verenigingsleden op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Nu komen daar een aantal rechten bij. De AVG stelt, dat alle gegevens waarvan je vermoedt dat die herleidbaar zijn tot een persoon moeten worden behandeld alsof het persoonsgegevens zijn [zie verder onder 3. en 4.]
Waarom een privacybeleid
Elke organisatie (dus ook een sportvereniging) moet de wet, dus ook de AVG naleven. Voor het verwerken van basisgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats en de betalingsgegevens), stelt de AVG geen bijzondere eisen, anders dan een deugdelijke beveiliging van deze gegevens. Schermvereniging Vívás wenst haar leden en de wet te respecteren en wil daarom op het gebied van de verwerking van voor haar praktijk belangrijke gegevens transparantie bieden.
We verzamelen gegevens voor:
(a) administratieve doeleinden;
(b) communicatie over de vereniging (fotomateriaal, behaalde resultaten), en;
(c) voor prestatieverbetering van individuele leden, en met name de wedstrijdschermers (leerlingvolgsysteem, in ontwikkeling, en jaarplanning)
Dit zijn een aantal doelen die het verenigingsbestuur moet realiseren. Dit zijn wel de meest tot de verbeelding sprekende doelen. In de loop van de tijd kan er een noodzaak, wens of nieuwe plicht ontstaan, waardoor nieuwe of gewijzigde verwerking van gegevens noodzakelijk is. De leden zullen hiervan op de hoogte gehouden worden, door directe benadering en/of door mededeling in de Algemene Ledenvergadering (ALV).
Bijgehouden gegevens
De volgende gegevens, die door de vereniging worden bijgehouden, worden als persoonsgegevens aangemerkt:
- E-mail adressen
- Fotomateriaal
- Video’s
- Deelnemerslijsten
- Wedstrijduitslagen
Ook voor dit soort gegevens die herleidbaar zijn tot personen gaat dus de verplichting van de vereniging gelden om expliciete goedkeuring te hebben om ze te mogen opslaan en/of gebruiken.
De volgende uitgangspunten worden gehanteerd om het privacy-beleid te concretiseren:
- De gegevens worden centraal bewaard (met een decentrale back-up);
- De gegevens dienen op een adequate manier (overeenkomstig met de stand van de techniek) te zijn beveiligd; zowel de actuele als de geback-upte gegevens;
- Gegevensuitwisseling en –verwerking met/door bewerkers (in de zin van de AVG) van onze ledengegevens dient met voldoende waarborgen te zijn omgeven (m.n. KNAS, ING-Bank en ClubCollect);
- Specifieke registraties die de vereniging bijhoudt, dienen een minimum aan persoonsgegevens te bevatten en zo mogelijk voor buitenstaanders geanonimiseerd te zijn, waarbij de vereniging zich ervan bewust is, dat anonimiseren geen afdoende maatregel is om aan de AVG te voldoen;
- Ledengegevens zullen nooit worden uitgeleverd aan commerciële partijen, als er sprake is van sponsoring of om welke andere reden ook, zonder voorafgaande toestemming van dezelfde leden;
- Fotomaterialen, video’s en wedstrijduitslagen zullen niet zonder voorafgaande toestemming van de betreffende leden worden gepubliceerd (betreft m.n. de Facebookpagina’s van de vereniging);
- De ALV kan desgevraagd, bij volstrekte meerderheid, instemmen met wijzigingen in het beleid.
Wanneer leden vragen en/of opmerkingen hebben met betrekking
tot hun privacy kunnen zij zich wenden tot Voorzitter@Vivas.nl.
De voorzitter zal tot nader order optreden als Functionaris Gegevensbescherming
in de zin van de AVG.
Overzicht van verenigingsregistraties
| Doel | Beheerd door | Betrokkenen[2] | Persoonsgegevens | Bewaartermijn | Betrokken systemen |
| Inschrijving | Secretaris | Nieuwe leden | NAW Geboortedatum Emailadres Telefoonnummer | Gedurende de termijn van het lidmaatschap en tot 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap | Ledenadministratie |
| Presentie administratie | Maître / assistent maître | Leden | Naam Datum aanwezigheid | Gedurende het jaar waarop de administratie betrekking heeft en tot 1 jaar na beëindiging van het lidmaatschap. | Presentielijsten |
| Incasso contributie | Penning meester | Leden die de contributie verschuldigd zijn. | NAW Telefoonnummer | Gedurende het jaar waarop de contributie-inning betrekking heeft en tot twee jaar na het jaar van incasso. | Incasso-upload |
| Incasso-informatie | Penning meester | Leden die de contributie voldaan hebben. | Naam Telefoonnummer Datum ontvangst Bedrag | Tot 7 jaar na het jaar waarop de betaling betrekking heeft. | Financiële administratie |
| Volgen ontwikkeling van de actieve leden | Maître / assistent maître | Leden die actief deelnemen aan wedstrijden | Uitsluitend die gegevens die van belang zijn voor verdere begeleiding (uitslagen, beeldmateriaal) | Gedurende het wedstrijdseizoen | Leerling volgsysteem |
| Inschrijving KNAS (Vivas leden worden automatisch ook lid van de KNAS) | Secretaris | Nieuwe leden | NAW Geboortedatum Emailadres Telefoonnummer | Zie reglementen KNAS | KNAS Systemen |
[1] Daar waar wordt gesproken over leden, geldt het gestelde overeenkomstig voor proeflessers
[2] Betrokkenen kunnen zijn leden en/of hun wettelijk vertegenwoordigers, of proeflessers